Astuces pour alléger la gestion administrative et la charge mentale qu’elle génère

La gestion administrative est indispensable dans les entreprises agricoles, comme dans toute entreprise. Mais voilà, manque de temps, de motivation, d’organisation, la relègue au statut de corvée. Essayez ces quelques astuces !

Une messagerie tenue à jour, épurée des mails inutiles

Il est recommandé de passer un temps fixe (15 minutes par jour mini) à traiter ses mails et y répondre. On enregistre les pièces jointes importantes, on note les rendez-vous, on supprime les mails lus et traités. La création de dossiers dans la messagerie permet d’aller classer certains mails. Relier plusieurs messageries par le biais des allias a l’avantage de n’ouvrir qu’une seule pour avoir accès à toutes vos messageries mails. Chaque jour, se désabonner au moins d’un mail que vous avez reçu et ne vous intéresse pas, vider sa corbeille et spams, et supprimer des anciens mails (en les triant par date plus anciens ou par expéditeur, cela va vite) : en moins d’un mois votre messagerie ressemblera à ce que vous souhaitez.

Utiliser les agendas papier, agendas partagés, plannings pour ne rien oublier et se faire rappeler ses rendez-vous et échéances

Une seule règle : noter, noter. Cela allège la charge mentale, on a plus peur d’oublier. Un rendez-vous avec un commercial, une formation à la Chambre d’Agriculture, le dossier PAC à réaliser, une réunion….c’est écrit au fur et à mesure, et chacun des associés est au courant ! Le choix du support est vaste et vous appartient. De plus, on peut recevoir une alerte et des rappels de rendez-vous par le biais de l’agenda partagé, ou de son smartphone.

Un point en début de semaine avec les associés

Passer un petit quart d’heure le lundi matin pour faire le point sur la semaine à venir, permet d’anticiper son organisation du travail sur l’exploitation y compris au bureau : quelles sont les échéances à traiter, les rendez-vous de chacun, les objectifs de la semaine. On échange sur les préoccupations, et on trouve des solutions.

Le carnet à mots de passe :

Un répertoire, un crayon : tout simplement, quand on crée un nouveau compte, on note l’identifiant et le mot de passe dans le répertoire alphabétique (en prévenant les associés de l’endroit ou on cache ce carnet). Plus de temps perdu à rechercher les codes, pour finir par en crée un nouveau car « mot de passe oublié » !

Un plan de classement papier et numérique identique

Un plan de classement pour les documents papiers, que l’on décline sur l’ordinateur de l’exploitation. Je reçois un document par mail : je le classe dans le dossier numérique. Je reçois un document papier : je le classe dans le dossier/classeur dans mon bureau physique. Ainsi pas de doublons, d’impressions ou de scan supplémentaires à réaliser. Quand on cherche un document, on le trouvera soit dans le classeur au bureau, soit dans le dossier dans l’ordinateur.

Un bureau agréable, pratique

Un bureau doit être agréable à utiliser, rangé, et on doit être bien installé (chaise, luminosité…), ce qui permet de ne pas y aller à reculons. C’est déjà une première étape. Le travail de bureau fait partie intégrante de l’emploi du temps de la semaine.  On y trouve de quoi ranger les dossiers (code couleurs par thème si souhaité). Je peux réaliser un bureau sur mesure avec un ou deux caissons et un plan de travail. Les fils ne trainent pas partout et sont reliés sur le bureau avec des pinces. J’ai des prises avec branchements usb, une boite à ticket de caisse (ex : essence pour le véhicule de l’exploitation au lieu de les laisser dans la voiture, ils sont déposés directement dans la boite à ticket), les clés sont identifiées et rangées (porte-clés, boite à clés à code), etc… 

La programmation : j’y pense, je prépare et ensuite je peux oublier  

Je programme mes SMS, je programme mes mails, le tout quand je suis au bureau. Ainsi c’est fait et cela partira en temps et en heure. Charge mentale allégée.

Quelques règles à retenir en gestion administrative

La règle des 2 minutes : si je peux le faire en deux minutes, inutile de reporter ! Je fais tout de suite.

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !

Nathalie Brient, Formatrice et animatrice formations à distance CRAB

Tél : 06 60 35 64 34 Mail :  nathalie.brient@remove-this.bretagne.chambagri.fr